ПОЛОЖЕНИЕ
об архивной службе Администрации Белокалитвинского района
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивная служба Администрации Белокалитвинского района (далее по тексту – архивная служба) является структурным подразделением Администрации Белокалитвинского района (далее по тексту – Администрация района).
1.2. Архивная служба образуется Администрацией района для руководства архивным делом на территории района, а также хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к истории района и осуществляет отдельные государственные полномочия в области архивного дела.
1.3. Положение об архивной службе и штатная численность утверждаются распоряжением Администрации Белокалитвинского района.
1.4. Архивная служба имеет печать с воспроизведением герба муниципального образования «Белокалитвинский район», бланки со своим наименованием и штампы.
1.5. Архивная служба подчинена управляющему делами Администрации Белокалитвинского района.
1.6. Правовую основу деятельности архивной службы составляют Конституция Российской Федерации, федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, нормативные правовые акты Федерального архивного агентства, законодательные и иные правовые акты Ростовской области, приказы и инструкции комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее по тексту – Комитет), а также настоящее Положение.
1.7. Деятельность архивной службы организуется в соответствии с системой планово-отчетной документации на основе годового плана, согласованного с Комитетом и утвержденного управляющим делами Администрации Белокалитвинского района.
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
Основными задачами архивной службы являются:
2.1. Управление архивным делом на территории муниципального образования «Белокалитвинский район», осуществление деятельности в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения.
2.2. Контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов Архивного фонда Российской Федерации законодательства Российской Федерации, правовых актов органов местного самоуправления Белокалитвинского района в области архивного дела.
2.3. Хранение, учет, обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе, документов по личному составу.
2.4. Комплектование архивной службы документами Архивного фонда Российской Федерации.
2.5. Организационно-методическое руководство в пределах своих полномочий деятельностью архивов организаций-источников комплектования архивной службы и организацией документов в делопроизводстве муниципальных учреждений района; оказание организационно-методической помощи организациям других форм собственности по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
2.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления.
2.7. Использование документов по запросам юридических и физических лиц.
2.8. Контроль по выполнению мероприятий, направленных на противодействие коррупции в архивной службе.
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
Архивная служба в соответствии со своими задачами выполняет следующие функции:
3.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов, представляет в Комитет для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по установленным формам сведения о хранящихся в архивной службе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.2. Разрабатывает и по согласованию с Комитетом представляет на утверждение главы Администрации Белокалитвинского района список учреждений, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение, в установленном порядке принимает меры по пополнению Архивного фонда Российской Федерации документами, находящимися в собственности негосударственных организаций.
3.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивной службе.
3.4. Осуществляет организационно-методическое руководство работы архивов учреждений-источников комплектования, и на основе соглашений (договоров) – негосударственных организаций и предприятий, а также, по поручению Комитета – учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к федеральной собственности; ведет пофондовый и статистический учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивах организаций.
3.5. Проводит мероприятия по улучшению работы архивов организаций, экспертных комиссий учреждений-источников комплектования в делопроизводстве в соответствии с действующими унифицированными системами документации; разрабатывает и внедряет методические пособия по вопросам архивного дела.
3.6. Рассматривает и согласовывает положения об архивах организаций, экспертных комиссиях и номенклатуры дел учреждений-источников комплектования.
3.7. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета, поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения и по личному составу; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу ликвидированных учреждений, документы которых подлежат приему в архивную службу.
3.8. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивной службы с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
3.9. Информирует органы местного самоуправления Белокалитвинского района и учреждения о составе и содержании документов архивной службы по актуальной тематике, выполняет их запросы.
3.10. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования.
3.11. Осуществляет своевременное и правильное рассмотрение и разрешение предложений, заявлений и жалоб граждан и принимает по ним необходимые меры, ведет прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивной службы; выдает в установленном порядке предприятиям, учреждениям, организациям, гражданам Российской Федерации, а также иностранным гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов, хранящихся в архивной службе.
3.12. Информирует Администрацию Белокалитвинского района, Комитет о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, нарушениях законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
3.13. Вносит на рассмотрение главы Администрации Белокалитвинского района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивной службе, по совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве учреждений, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов по архивному делу и делопроизводству.
3.14. Внедряет в практику работы архивной службы прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документальной информации, современные способы копирования документов.
3.15. Осуществляет иные функции в соответствии с возложенными на службу задачами.
4. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
В состав документов архивной службы входят:
4.1. Архивные фонды и документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и Ростовской области:
4.1.1. Образовавшиеся в процессе деятельности органов государственной власти, находящихся на территории района, государственных учреждений, организаций и предприятий, общественных организаций и объединений до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях.
4.1.2. Действующих на территории муниципального образования «Белокалитвинский район» органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности; суда и прокуратуры, территориальных организаций федеральных органов исполнительной власти.
4.1.3. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей Белокалитвинского района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность.
4.2. Архивные фонды и документы негосударственной части Архивного фонда Ростовской области, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации, отделений общественных объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов, расположенных на территории Белокалитвинского района, и физических лиц, поступившие на хранение на основе соглашений (договоров) между собственниками документов и архивной службой.
4.3. Архивные фонды, поступившие из муниципального архива документов по личному составу.
4.4. Документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организаций и предприятий, поступающие на хранение после завершения процедуры ликвидации организаций и предприятий.
4.5. Описи фотодокументов отражающие прошлое и настоящее Белокалитвинского района, переданных на государственное хранение.
4.5. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие архивные фонды (газеты, ведомственные и телефонные справочники, краеведческие буклеты, брошюры, афиши, плакаты, листовки, агитационные материалы и др.).
4.6. Учетные документы, архивные справки и другие материалы, раскрывающие состав и содержание архивных документов и необходимые для практической работы по организации и использованию документов.
5. РУКОВОДСТВО АРХИВНОЙ СЛУЖБОЙ
5.1. Руководитель архивной службы – начальник архивной службы Администрации Белокалитвинского района назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации Белокалитвинского района на условиях трудового договора.
5.2. Начальник архивной службы:
5.2.1. Осуществляет руководство деятельностью архивной службы, обеспечивает решение возложенных на него задач.
5.2.2. Планирует работу архивной службы.
5.2.3. Вносит предложения по структуре и штатной численности архивной службы.
5.2.4. В пределах своей компетенции представляет архивную службу во взаимоотношениях с органами исполнительной власти Ростовской области, территориальными отделами федеральных органов власти, органами местного самоуправления, отраслевыми (функциональными) органами и структурными подразделениями Администрации района, организациями и гражданами.
5.2.5. Заверяет архивные копии документов и подписывает служебные документы в пределах компетенции архивной службы.
5.2.6. Дает распоряжения и указания, обязательные для исполнения, работниками архивной службы.
5.2.7. Вносит предложения о направлении работников архивной службы в служебные командировки.
5.2.8. Вносит предложения о поощрении работников архивной службы и применении к ним мер дисциплинарного воздействия.
5.2.9. Выполняет другие функции, а также поручения главы Администрации Белокалитвинского района в пределах своих полномочий и в соответствии со своей компетенцией.
5.2.10. Отчитывается о работе службы и состоянии архивного дела в районе перед Администрацией Белокалитвинского района; согласно Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11 марта 1997 года № 11 – перед Комитетом.
5.2.11. Несёт персональную ответственность за состояние антикоррупционной работы архивной службы.
5.3. В период временного отсутствия начальника архивной службы, руководство архивной службой осуществляет главный специалист архивной службы.
5.4. При смене начальника архивной службы прием-передача дел производится комиссией, созданной распоряжением Администрации Белокалитвинского района, акт приема-передачи утверждается главой Администрации Белокалитвинского района. Один экземпляр акта направляется в Комитет по управлению архивным делом Ростовской области.
6. ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
6.1. Архивная служба обязана:
6.1.1. Своевременно и качественно выполнять возложенные на неё задачи.
6.1.2. Представлять в Комитет в установленные сроки плановую и отчетную документацию.
6.1.3. Передавать в Комитет необходимые сведения для пополнения базы данных программного комплекса «Архивный фонд».
6.1.4. Поддерживать условия, обеспечивающие сохранность документов, их учет и эффективное использование.
6.2. Архивная служба для решения возложенных на нее задач имеет право:
6.2.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от организаций необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
6.2.2. Обследовать состояние архивных фондов и организацию документов в делопроизводстве организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности.
6.2.3. Информировать руководство организаций о выявленных недостатках в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, давать в пределах своей компетенции рекомендации по их устранению.
6.2.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией Белокалитвинского района, ее структурными подразделениями по вопросам формирования документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий организаций и ликвидационных комиссий для решения вопроса сохранности документов.
6.2.5. По поручению Комитета проводить проверки наличия и состояния документов в ведомственных архивах.
6.2.6. Вносить предложения по приобретению документов негосударственной части Архивного фонда по истории муниципального образования «Белокалитвинский район».
7. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
В процессе деятельности служба взаимодействует:
7.1. С Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области.
7.2. Со структурными подразделениями и отраслевыми (функциональными) органами Администрации Белокалитвинского района.
7.3. С предприятиями, учреждениями, организациями – источниками комплектования службы.
7.4. С предприятиями, учреждениями, организациями в пределах своей компетенции.
8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
8.1. Всю ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на службу задач и функций несет начальник архивной службы.
8.2. Степень ответственности других должностных лиц архивной службы устанавливается должностными инструкциями.
8.3. Начальник и другие должностные лица архивной службы несут персональную ответственность:
8.3.1. За недостоверность оформляемых ими документов, за сохранение государственной, служебной, коммерческой или иной, охраняемой законом тайны при осуществлении полномочий в работе с документами.
8.3.2. За использование и разглашение в целях, не связанных с муниципальной службой, сведений, отнесенные в соответствии с федеральными законами к сведениям конфиденциального характера, или служебную информацию ставшие им известными в связи с исполнением своих должностных обязанностей.
8.3.3. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей и обязательств в соответствии с законодательством Российской Федерации.
